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Interview mit den PMO-Experten Martin Emmerich und Simon Pflumm
Statistisch betrachtet verbringen Beschäftigte bis zu 60 % ihres Tages mit der Organisation ihrer Arbeit. Sie suchen nach Informationen, nehmen an Meetings teil oder bewältigen administrative Aufgaben der eigenen Arbeit. Dadurch verlieren Manager, Mitarbeiter und ihre Teams viel Zeit, die sie der eigentlichen Arbeit widmen könnten, die am Ende den Erfolg eines Unternehmens ausmacht.
Mit Maßnahmen-Controlling und Umsetzungsunterstützung zum nachhaltigen Projekterfolg
Herr Emmerich, was versteht man unter PMO, und warum sind Unternehmen, die PMO einsetzen, erfolgreicher als andere?
Projekt Management Office beschreibt meist eine Organisationseinheit innerhalb eines Unternehmens, die sich ausschließlich mit Projekten und deren Steuerung befasst. Mithilfe eines geeigneten Tools lässt sich eine Vielzahl von Projekten organisieren, bewerten und dadurch strukturieren.
Für erfolgreiche Unternehmen ist der Einsatz eines PMO als zeitliches und organisatorisches Kontrollinstrument unerlässlich, um den Überblick über laufende Projekte und Maßnahmen zu behalten.
Fast immer ist der Mensch der Engpass im Projektmanagement. Da die Verantwortlichen die Betreuung der Maßnahmen neben ihrem normalen Tagesgeschäft leisten, sind deren zeitlichen Ressourcen begrenzt. Die Standardisierung und der logische Aufbau eines PMO-Tools helfen den Verantwortlichen, die Maßnahmen sauber zu definieren und nachzuhalten.
In der Beratung bei den Kunden sollten die Maßnahmenpakete immer im engen Dialog mit den Beschäftigten erarbeitet werden. Das hilft, dass diese die Umsetzung der Maßnahmen später mittragen. Selbstverständlich sollten alle Maßnahmenverantwortlichen im Laufe eines Projekts auch immer auf die Expertenunterstützung der Berater zurückgreifen können, wenn es z. B. zu Hindernissen oder Engpässen kommt.
Durch die enge Steuerung der Maßnahmen und der begleitenden Unterstützung durch erfahrene Berater leistet das PMO einen wesentlichen Beitrag zur Führung sowie erfolgreichen qualitativen und quantitativen Umsetzung durch die Maßnahmenverantwortlichen.
Herr Pflumm, können Sie schildern, in welchen Situationen Unternehmen sich befinden, denen Sie dringend den Einsatz von PMO empfehlen?
Natürlich schadet es nie, ein PMO-Tool in Unternehmen als dauerhaftes Instrument einzusetzen, um nachhaltig und projektübergreifend Struktur und Transparenz in die laufenden Projekte zu bringen. Spontan fallen mir zwei Situationen ein, in denen der Einsatz von PMO aber dringend erforderlich ist.
Erstens: Unternehmen, die sich in der Restrukturierung befinden und damit in der Pflicht sind, Restrukturierungsmaßnahmen zu definieren bzw. zu bewerten. Die Verfolgbarkeit der Maßnahmeneffekte gestaltet sich jedoch häufig schwierig, wenn dem Management kein zentrales Werkzeug zur Erfassung und Steuerung der Maßnahmen zur Verfügung steht. Wenn die handelnden Verantwortlichen nicht die notwendigen Prioritäten beim Vorantreiben der Maßnahmen setzen, werden Effekte verschleppt, verzögert oder fallen ganz weg.
Was es dann dringend und schnell braucht, ist ein Maßnahmen-Reporting in Richtung des Managements, der Wirtschaftsprüfer und der Banken. In diesem Reporting sollten alle Maßnahmen über ein Unternehmen, ggf. die Standorte und alle Verantwortungsbereiche hinweg gebündelt, strukturiert sowie die Effekte der Maßnahmen übersichtlich dargestellt werden. Denn nur so kann die Restrukturierung die gewünschte und dringend erforderliche Fahrt aufnehmen.
Zum Zweiten sind da Unternehmen, die umfangreiche Optimierungs- und Umstrukturierungsprojekte mit großen Maßnahmeneffekten sowie hohen Investitionsvolumen aufsetzen.
Wer eine große Anzahl von Maßnahmen inhaltlich, zeitlich und finanziell koordinieren muss, bei dem ist der Einsatz eines PMO-Tools unerlässlich, denn die Bewältigung der Masse an Maßnahmen stellt für alle Beteiligten eine große Herausforderung dar. Projekte dieser Größenordnung sind ohne ein leistungsstarkes PMO einfach nicht erfolgreich durchführbar.
Was sind aus Ihrer Sicht für Unternehmenslenker die stärksten Argumente für ein Projekt Management Office Tool? Worin liegt der Nutzen für ein Unternehmen?
Martin Emmerich: Aus meiner Erfahrung im täglichen Einsatz bei unseren Kunden wird dem Management ein zentrales Werkzeug zur Erfassung und Steuerung der im Unternehmen anstehenden Maßnahmen an die Seite gestellt. Durch die enge Steuerung der Maßnahmen und der begleitenden Unterstützung durch erfahrene Berater leistet das PMO einen wesentlichen Beitrag zur Führung sowie erfolgreichen qualitativen und quantitativen Umsetzung durch die Maßnahmenverantwortlichen.
Simon Pflumm: Durch die zeitliche und wertmäßige Erfassung der Maßnahmeneffekte können diese periodisch überwacht werden. Dadurch entsteht größtmögliche Transparenz über den Fortschritt und die Entwicklung der Maßnahmen.
