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Optimierung im Projektmanagement

Wo beginnt man mit der Optimierung im Projektmanagement ? Dies und wie die Concept AG in diesem Bereich vorgeht erfahren Sie in diesem Video mit Philipp Rausch.

Philipp, wo beginnt man eine Optimierung in so einem breiten Feld wie dem Projektmanagement und wie gehen sie vor? Ja genau, weil das Thema Projektmanagement so facettenreich ist und so viele Beteiligte im Unternehmen dabei mitwirken. Es ist wichtig, dass man relativ zügig signifikante und vor allem auch sichtbare Mehrwerte schafft. Daher ist unsere Empfehlung auf der operativen Ebene zu starten, das heißt im Tagesgeschäft der Projektleiter und Projektmitarbeiter. Die Analyse selbst gliedern wir in zwei Teile. Das ist zum ersten eine Ist-Analyse der aktuell im Einsatz befindlichen Methoden und Vorgehensweisen im Projekt und im Teil zwei eine Analyse der historischen Projektdaten. Bei Teil zwei, sprich wenn wir die abgeschlossenen Projekte analysieren, dann stellen wir uns vor allem vier Fragen. Das ist zum einen: Welcher Zeitdruck ist denn üblicherweise vorhanden in den Projekten? Wie viele Menschen wirken an dem Projekt mit? Welche Marktdaten stehen uns zur Verfügung? Und wie ist der technologische Anspruch an Projektleitung und Projektmitarbeiter? Und aus diesen Fragen, aus der Beantwortung daraus, können wir dann ableiten welche Tools denn bestenfalls verfügbar wären für die Projektmitarbeiter und können dann vergleichen: Was ist momentan im Einsatz? Was wäre bestenfalls im Einsatz? Und kriegen so sehr schnell die Potenziale aufgezeigt.
Welche Rolle spielt dabei das agile Projektmanagement im produzierenden Mittelstand und wie kann die Concept AG bei dem Thema unterstützen? Das agile Projektmanagement spielt auf jeden Fall eine Rolle im produzierenden Mittelstand. Schon allein weil dieses Schlagwort so populär ist. In der Umsetzung im Tagesgeschäft ist es allerdings so, dass viele Fragen ungeklärt sind. Also da ist schon eine gewisse Unsicherheit vorhanden und da geht schon bei den grundlegenden Fragen los und das ist die Frage: Wann brauche ich denn überhaupt agiles Projektmanagement? Und wenn ich es brauche, wie gehe ich damit um? Wo fange ich an? Wo höre ich auf? Und wir als Concept AG sagen, das ist dann besser erstmal einen Schritt zurück zu gehen und sich zu überlegen: Okay, diese agilen Methoden und Tools, passen die überhaupt zu den Problemen, die ich versuche in meinen Projekten zu lösen? Oder sind nicht klassische Vorgehensweisen viel besser geeignet? Und genau bei dieser Beantwortung der Fragen können wir eben unterstützen und konkret sagen: Ist es geeignet, das agile Projektmanagement, oder nicht?
Das bedeutet, wir haben nun geklärt welche Tools-Methodiken im Projekt eingesetzt werden sollen. Welcher Baustein fehlt denn jetzt noch, um ein ganzheitlich integriertes Projektmanagement-System zu erhalten? Ja also grundsätzlich ist es so, dass das beide Bausteine separat eingesetzt werden können. Das heißt, Baustein 1 und Baustein 2 getrennt. Den größten Mehrwert für den Nutzer schaffen wir aber tatsächlich durch die Kombination von beiden Bausteinen und wenn wir eben ergänzen, um einen dritten Baustein, die Prozessanalyse. Bei der Prozessanalyse ist es so, dass wir alle relevanten Prozesse, das heißt alle Projektmanagement-Prozesse, durchleuchten, die dazu beitragen die Projekte vom Kick-off zur Abnahme durch das Unternehmen zu steuern. Die Vorgehensweise ist üblicherweise so, dass wir Interviews und Workshops durchführen, wo wir alle Beteiligten erstmal abholen, den Prozess grafisch darstellen und dann in die Detaillierung gehen und eben aufzeigen: Wer ist für welchen Prozessschritt verantwortlich? Was sind die Ein- und Ausgaben im Prozess? Und wo liegen die Prozessrisiken? Ziel von dem Ganzen soll letztendlich sein, das Projektmanagement so schlank und effizient wie möglich zu halten, um eben Budgetüberschreitungen zu vermeiden, die Durchlaufzeiten zu verkürzen und natürlich die bestmögliche Qualität zu gewährleisten.
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