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Einkauf und strategisches Lieferantenmanagement

Der Einkauf stellt einen wesentlichen Bestandteil unternehmerischer Prozesse dar. Er trifft wichtige strategische Entscheidungen und ist aufgrund seiner Bedeutung für den gesamten Unternehmenserfolg zu einem elementaren Entwicklungsfeld geworden. Der Begriff selbst befindet sich im Wandel: Heute ist zum Teil häufiger die Rede von Beschaffungsmanagement.

Im Einkauf treffen strategischer Kurs, langfristige Beschlüsse und personelle Veränderungen unmittelbar aufeinander. Umso wichtiger ist genau in diesem Arbeitsbereich ein Lieferantenmanagement mit Weitblick, das ganzheitlich plant und agiert.

Einkauf und strategisches Lieferantenmanagement

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Kundensituation: Gründe für Transformation, Kostensenkungen oder Digitalisierung im Einkauf

Fehlendes Lieferanten- und Riskmanagement ist der häufigste Auslöser von Problemsituationen. Wird die Wichtigkeit dieses Postens nicht oder zu spät erkannt, werden vorhandene Potenziale nicht vollständig genutzt, im schlechtesten Fall aber sogar wirtschaftlich schädliche Entscheidungen getroffen. Daher bieten wir auch die umfassende Analyse und Optimierung Ihres Lieferantenportfolios, um sowohl Top-Lieferanten als auch unzuverlässige Partner ausfindig zu machen. Daher lassen sich Situationen, in denen eine Transformation nötig ist, wie folgt charakterisieren:

  • Strategische Neuausrichtung des Unternehmens und damit der Einkaufsstruktur
  • Produktionsausfälle/Vertragsstrafen wegen unzureichender Belieferung
  • Gesteigerte Erwartungshaltung an den Wertbeitrag des Einkaufs (z.B. Cost Estimation, Projekteinkauf, Marktanalyse oder Neuerungen vonseiten des Marktes)
  • Personelle Veränderung in Einkauf oder Top-Management
  • Restrukturierung/Turnaround

Betriebliche Situationen, in denen Kostensenkungen notwendig sind, können wie folgt dargestellt werden:

  • Strategische Cost-Down-Projekte
  • Neu-/Großprojekte
  • Steigende oder zu hohe Sachkostenquote
  • Preisdruck durch Kunden oder Wettbewerb
  • Preis-Benchmarking zeigt Potenziale auf
  • Restrukturierung/Turnaround

In bestimmten Situationen ist es sinnvoll, über eine Digitalisierung des Einkaufs nachzudenken:

  • Automatisierungsdruck im operativen Einkauf
  • Geplante Einführung von Einkaufs-Software wie z.B: eSourcing, Lieferantenentwicklung, Auktionierung, Kaufteilpreisanalyse
  • Wunsch nach höherem Wertbeitrag und Transparenz eigener Daten (z.B. Einkaufs-Dashboard)
  • Positives Absetzen von Marktbegleitern durch Transparenz, Geschwindigkeit und Know-how

Wie wir Werte schaffen

Unser Ziel ist es, durch unsere Arbeit eine Transformation in der Beschaffungssituation unserer Kunden herbeizuführen oder zu unterstützen. Bereits kleine Bewegungen an den richtigen Stellschrauben im Liefernetzwerk führen meist zu effektiven Veränderungen. 

Unser Vorgehen baut auf sechs Schritten auf, von der Betrachtung der Ist-Situation bis zur Erfolgsmessung.

  1. Kompakte Analyse von Strategie, Organisation, Prozessen und Kennzahlen
  2. Schaffung von Transparenz betreffend Organisation und Prozesskosten
  3. Aufbau einer Einkaufsstrategie im Rahmen der Unternehmensstrategie
  4. Anpassungen der Aufbau- und Ablauforganisation (Structure follows strategy)
  5. Erarbeitung und Umsetzung von Maßnahmen zur nachhaltigen Prozessverbesserung
  6. Erstellung von Kennzahlen (KPIs) und Steuerungsinstrumenten zur Erfolgsmessung

Im Bereich der Kostensenkung erarbeiten wir Möglichkeiten der Kostenreduktion mithilfe transparenter Daten und präziser Steuerung:

  1. Herstellung von Transparenz über das gesamte Ausgabenvolumen (Direct & indirect spend)
  2. Betrachtung der Capital Expeditures für längerfristige Anlagegüter sowie für Wartung und Instandhaltung (MRO)
  3. Identifikation und Priorisierung von Maßnahmen zur Kostenoptimierung (Potenziale, Aufwand, Risiko nach Härtegrad-Logik)
  4. Implementierung der Maßnahmen bis zur Messbarkeit
  5. Erstellung von Kennzahlen (KPIs) und Steuerungsinstrumenten zur Erfolgsmessung

In unserer Beratung nutzen wir die Digitalisierung, um Potenziale internationaler Anbietermärkte auszuschöpfen und innovative neue Pfade zu beschreiten.

  1. Erstellung „Digitales Profil des Einkaufs“ (Strategie, Werkzeuge, Prozesse)
  2. Gemeinsame Erarbeitung der benötigten qualitativen und quantitativen Zielsetzungen zur Erstellung einer Roadmap bzw. eines Lastenhefts
  3. Ableitung von Maßnahmen zur Erreichung der Zielsetzung – schnellerer ROI
  4. Auswahl optimaler Technologieanbieter
  5. Kompetente Implementierung in einem internationalen Umfeld (Kultur, Prozess, Technologie)
  6. Aktueller Überblick über Innovationen und Anbietermärkte

Leistungen und Methoden bei einer Restrukturierung

Es gibt verschiedene Gründe, warum das eigene unternehmerische Lieferantenmanagement strategisch transformiert werden muss. Meist handelt es sich um strukturelle oder personelle Veränderungen, aber auch Engpässe oder Ausfälle in der Produktion und Lieferung können richtungsweisende Entscheidungen bedingen.

Ein häufiges Motiv für Unternehmensberatung im strategischen Lieferantenmanagement ist schlicht eine Einsparung von Kosten. Im Supply Network gibt es meist Potenziale zur Kostensenkung. Besondere Ereignisse, beispielsweise der Eintritt eines neuen Mitbewerbers in den Markt, können außerdem eine Einsparungsstrategie notwendig machen.

Im Einkauf übt die zunehmende Automatisierung wachsenden Druck aus. Im Mittelpunkt steht die Frage nach der Effizienz, weshalb die Digitalisierung eine sinnvolle Option sein kann.


Transformation

Unsere Methoden bestehen aus Einzelinterviews mit Verantwortlichen, Workshops für Teams, digitale Multimomentaufnahmen (MMA), Process Mining, automatisierte Daten- und Dokumentenanalyse, „Design Thinking“ (für die interdisziplinäre Betrachtung von Problemsituationen, um neue und innovative Denkansätze zu entwickeln)

Was uns qualifiziert:

  • umfassende Projekt- und Linienerfahrung
  • aktuelles Netzwerk in allen Industrien
  • automatisierte Tools für die Analyse
  • nachhaltige Einkaufskooperationen
  • Umsetzung und Steuerung (deren Nutzung nach Projektabschluss weiter zur Verfügung steht)

Kostensenkung

Zusätzlich zu Interviewführung, Workshops und Datenanalyse arbeiten wir in diesem Bereich stark mit folgenden Instrumenten:

  • Benchmarking und Marktanalysen: Wir begleiten Verhandlungen und Request for Quotations und widmen uns der Re-Spezifikation des eigenen Angebotes.
  • „Make-or-buy“ Analysen: Mithilfe des Total Cost of Ownership Prinzips etablieren wir, ob Produktionsleistungen intern oder extern lukrativer sind.
  • Aufbau neuer Einkaufskanäle und Kaufteilpreisanalyse: Entscheidet sich das Unternehmen für eine externe Produktion, entwickeln wir strategisch wirtschaftliche Einkaufswege.
  • Open Book Calculation: In unserer Beratungsleistung unterstützen wir eine transparente Aufstellung der Beschaffungskosten – zugunsten realistischer Planung, besserer Konditionen und eines optimalen partnerschaftlichen Verhältnisses zwischen Unternehmen und Lieferanten.

Was uns qualifiziert:

  • Projekt- und Linienerfahrung
  • aktuelles Netzwerk in allen Industrien
  • automatisierte Tools für Analyse
  • Einkaufskooperationen
  • Umsetzung und Steuerung (deren Nutzung nach Projektabschluss weiter zur Verfügung steht)

Digitalisierung

Einzelgespräche, Workshops, Benchmarking, Marktanalysen, Design-Wettbewerb, fachlich-technisches Sparring.

Was uns qualifiziert:

  • umfassendes Ökosystem aus etablierten und neuen Lösungsanbietern
  • Verbesserung der Stammdaten
  • Kombination aus fachlicher (Einkaufs-) und technischer Expertise

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Stephan Willigens

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